Procedura Whistleblowing

1. Premessa

Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito, per brevità, il “Decreto”) ha recepito in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e reca disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

La nuova disciplina è orientata, da un lato, a garantire la manifestazione della libertà di espressione e di informazione, che comprende il diritto di ricevere e di comunicare informazioni, nonché la libertà e il pluralismo dei media. Dall’altro, è strumento per contrastare (e prevenire) la corruzione e la cattiva amministrazione nei settori pubblico e privato.

Chi segnala fornisce informazioni che possono portare all’indagine, all’accertamento e al perseguimento dei casi di violazione delle norme, rafforzando in tal modo i principi di trasparenza e responsabilità delle istituzioni democratiche.

Pertanto, garantire la protezione – sia in termini di tutela della riservatezza che di tutela da ritorsioni - dei soggetti che si espongono effettuando segnalazioni, denunce o divulgazioni pubbliche, contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la stessa amministrazione o ente di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Con il Decreto, tale protezione viene ulteriormente rafforzata ed estesa a soggetti diversi da chi segnala, come il facilitatore o le persone menzionate nella segnalazione, a conferma dell’intenzione, del legislatore europeo e italiano, di creare condizioni per rendere l’istituto del Whistleblowing un importante presidio per la legalità e il buon andamento delle amministrazioni e degli enti.

A norma del Decreto,  “Concreto – Fondo Pensione Complementare Nazionale a capitalizzazione per i lavoratori dell’industria del cemento, della calce e suoi derivati, del gesso e relativi manufatti, delle malte e dei materiali di base per le costruzioni” (di seguito il “Fondo”), nella sua qualità di forma di previdenza complementare, rientra nell’ambito di applicazione dello stesso ed è tenuto a prevedere misure di tutela per il dipendente che effettua una segnalazione.

Oltre al richiamato Decreto, costituiscono fonte normativa della presente procedura:

• Il documento adottato dal Garante per la Protezione dei Dati Personali denominato “Parere sullo Schema di Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” approvato il 6 luglio 2023
• il documento adottato da ANAC denominato “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” approvato con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 (di seguito anche “Linee guida ANAC”).

La presente procedura è finalizzata a fornire informazioni sull’utilizzo del canale interno e di quello esterno gestito da ANAC con particolare riguardo ai presupposti per effettuare le segnalazioni attraverso tali canali, ai soggetti competenti cui è affidata la gestione delle segnalazioni interne nonché alle modalità e termini di gestione delle segnalazioni interne.

2. Soggetti che possono effettuare le segnalazioni

A norma del Decreto, possono effettuare segnalazioni i seguenti soggetti:

• Lavoratori subordinati del Fondo, ivi compresi i:
  • Lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015. Si tratta, ad esempio, di rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio;
  • Lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del d.l. n. 50/2017, conv. con mm.ii. dalla l. n. 96/2017).
• Lavoratori autonomi
  • Lavoratori che svolgono la propria attività lavorativa presso o per il Fondo, ivi compresi i:
    • Lavoratori indicati al capo I della l. n. 81/2017. Si tratta dei lavoratori con rapporti di lavoro disciplinati dal Titolo III del Libro V del Codice civile, ivi inclusi i contratti d’opera di cui all’art. 2222 del medesimo c.c.;
    • Titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del Codice di procedura civile. Ci si riferisce ai rapporti indicati al n. 3 della disposizione appena citata, ossia i rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato;
    • Titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 2 del d.lgs. n. 81/2015. Si tratta - ai sensi del co. 1 della citata norma - delle collaborazioni organizzate dal committente che si concretino in prestazioni di lavoro esclusivamente personali e continuative, le cui modalità di esecuzione siano organizzate dal committente. Ciò vale anche qualora le modalità di esecuzione delle prestazioni siano realizzate mediante piattaforme digitali;
• Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso o per il Fondo;
• Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso o per il Fondo;
• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. Si tratta di soggetti collegati in senso ampio all’organizzazione nella quale la violazione si verifica e nella quale esercitano alcune funzioni. Può trattarsi, ad esempio, dei componenti dei Consigli di amministrazione, anche senza incarichi esecutivi.

I rapporti sopra indicati possono riguardare anche situazioni precontrattuali, periodi di prova o situazioni successive allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso o nella fase della sua costituzione.

Inoltre, la segnalazione può essere effettuata anche da altra persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata e che beneficia delle stesse tutele previste per il segnalante (definito nel Decreto quale “facilitatore”

3. Oggetto delle segnalazioni

Il Segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire alla figura preposta alla gestione della segnalazione di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali:

• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, ufficio in cui svolge l’attività);
• gli eventuali documenti a supporto della segnalazione, che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Affinché una segnalazione sia circostanziata, tali requisiti non devono necessariamente essere tutti e contestualmente rispettati, in considerazione del fatto che il Segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste.

Si raccomanda, in linea generale, di indicare chiaramente che si tratta di una segnalazione per la quale si intende mantenere riservata la propria identità, fermo restando che, anche nel caso in cui non si scegliesse l’anonimato, il Segnalante beneficia di tutte le tutele previste dal Decreto per il caso di eventuali ritorsioni subite in conseguenza della segnalazione.

Il Fondo prende in considerazione anche segnalazioni anonime, ove queste si presentino adeguatamente circostanziate, siano cioè tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).

Al fine di garantire l’affidabilità delle informazioni segnalate, è preferibile e raccomandato che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal Segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti.

Il Decreto stabilisce che sono oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, di normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o del Fondo commesse nell’ambito del Fondo medesimo con cui il Segnalante o denunciante intrattiene uno di rapporti giuridici qualificati considerati dal legislatore (cfr. paragrafo 2). Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il Segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Tali elementi possono essere anche irregolarità e anomalie (indici sintomatici) che il Segnalante ritiene possano dar luogo ad una delle violazioni previste dal Decreto.

Il legislatore ha individuato le fattispecie di violazioni che possono formare oggetto di segnalazione, che sono di seguito elencate:

1. Violazioni delle disposizioni normative nazionali:

• • in tale categoria rientrano gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificamente individuati come violazioni del diritto UE come sotto definite. Inoltre, nell’ambito delle violazioni in esame rientrano i reati presupposto per l’applicazione del d.lgs. n. 231/2001;

2. Violazioni del diritto dell’UE relative a:

a) illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nell'allegato al Decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato al Decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

b) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;

c) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;

d) atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori di cui ai precedenti punti a), b) e c).

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite sulla sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. “voci di corridoio”).

Parimenti, la violazione segnalabile non può consistere in una mera irregolarità, come le situazioni in cui, nel corso dell’attività amministrativa, si riscontrino comportamenti impropri di un funzionario pubblico che, anche al fine di curare un interesse proprio o di terzi, assuma o concorra all’adozione di una decisione che devia dalla cura imparziale dell’interesse pubblico. Tuttavia, le irregolarità possono costituire quegli “elementi concreti” (indici sintomatici) tali da far ritenere ragionevolmente al Segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal decreto.

Non costituiscono segnalazione ai sensi del Decreto e, pertanto non seguono il trattamento disciplinato dalla presente procedura le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Si rammenta che le segnalazioni inerenti a irregolarità o anomalie connesse alla gestione del rapporto con il Fondo che riguardino aderenti e beneficiari non possono essere presentate mediante i canali di seguito descritti. In tali casi è necessario utilizzare l’istituto del reclamo, che può essere trasmesso, con le modalità indicate al link “Reclami ed esposti” reperibile all’indirizzo www.fondoconcreto.it.

4. Modalità di trasmissione delle segnalazioni

Oltre all’istituto della “divulgazione pubblica”, le cui caratteristiche sono definite nel Decreto e ulteriormente precisate nelle Linee guida ANAC, e alla denuncia all’Autorità giudiziaria, il Decreto disciplina due modalità per l’effettuazione delle segnalazioni:

• il “Canale di segnalazione interna”, istituito dal Fondo;
• il “Canale di segnalazione esterno” gestito dall’ANAC.

4.1 Il Canale di segnalazione interna

Il Segnalante può effettuare una segnalazione al Fondo utilizzando la procedura interna appositamente predisposta in conformità alle previsioni del Decreto. La segnalazione al Canale interno del  Fondo può essere effettuata attraverso comunicazione scritta a mezzo di lettera, via posta ordinaria (c.d. "modalità cartacea”), seguendo le indicazioni descritte al successivo paragrafo 4.1.1.

Il Fondo ha identificato e disciplinato un processo di gestione e analisi delle segnalazioni ricevute caratterizzato dalla presenza di un Responsabile, appositamente identificato nel Presidente del Collegio Sindacale, che ha il compito di gestire il canale di segnalazione interno, svolgendo le attività previste dal Decreto e di effettuare un esame preliminare della segnalazione, valutando la sussistenza dei presupposti di fondatezza e attendibilità necessari ad avviare gli eventuali ulteriori approfondimenti.

Il Segnalante deve scegliere in via prioritaria di effettuare la segnalazione attraverso il canale interno messo a disposizione dal Fondo e, solo al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 6 del Decreto, di seguito precisate, può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC.

4.1.1 Modalità di effettuazione delle segnalazioni interne

È possibile effettuare una segnalazione interna al Fondo per lettera. A tale fine è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse:

• la prima contenente i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del suo documento di riconoscimento;
• la seconda contenente la segnalazione (sulla busta deve essere indicato “Segnalazione”), in modo da separare i dati identificativi del Segnalante dalla segnalazione.

Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Responsabile delle segnalazioni whistleblowing”.

Il plico, predisposto come sopra indicato, dovrà essere trasmesso al seguente recapito:

Al Presidente del Collegio Sindacale del Fondo Pensione Concreto – Via del Tritone, 169 - 00187 - Roma - Italia.

4.1.2 Gestione delle segnalazioni interne

Il Responsabile gestisce il Canale interno delle segnalazioni Whistleblowing e aggiorna, ove possibile, il Segnalante sullo stato di avanzamento della segnalazione attraverso lo stesso canale utilizzato per la segnalazione.

Il Responsabile effettua le seguenti comunicazioni:

• entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione viene rilasciato al Segnalante un avviso di ricevimento;
• entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento viene dato riscontro alla segnalazione.

Al ricevimento della segnalazione, il Responsabile assegna al Segnalante uno specifico ID alfanumerico anonimo e procede a protocollare su un registro informatico gli estremi della segnalazione, in particolare:

• giorno e ora;
• oggetto della segnalazione;
• note;
• stato della segnalazione (da compilare ad ogni fase del processo, ad es. istruttoria preliminare, istruttoria e comunicazione delle evidenze emerse, archiviazione).

Il registro delle segnalazioni è rimesso alla esclusiva disponibilità del Responsabile delle segnalazioni.

Al Responsabile compete di dare seguito alla segnalazione, nel rispetto di tempistiche ragionevoli e della riservatezza dei dati e delle informazioni ricevute.

Il Responsabile effettuerà preliminarmente una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione per valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al Segnalante le tutele previste.

A tale fine il Responsabile considererà inammissibili le segnalazioni  che presentino le seguenti caratteristiche:

• manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
• accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
• produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite;
• mancanza di dati inerenti agli illeciti segnalati tali da non consentire un adeguato seguito;
• sussistenza di violazioni di lieve entità.

Nei predetti casi, il Responsabile darà, ove possibile, la relativa informazione circa l’inammissibilità al Segnalante e procederà all’archiviazione della segnalazione.

Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, come di whistleblowing, il Responsabile avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi.

All’esito dell’istruttoria, il Responsabile fornisce un riscontro alla persona segnalante.

Per “riscontro” si intende la comunicazione alla persona segnalante delle informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione; per “seguito” si intende l’azione intrapresa dal Responsabile per valutare la sussistenza dei fatti, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.

Per lo svolgimento dell’istruttoria, il Responsabile può chiedere al Segnalante chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, tramite il mezzo cartaceo, ove possibile. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici del Fondo, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, nel rispetto della riservatezza del Segnalante e del segnalato.

Ove lo ritenga necessario, nello svolgimento dell’attività istruttoria il Responsabile potrà avvalersi anche del supporto di uno studio legale e le relative spese saranno poste a carico del Fondo.

Qualora, a seguito dell’attività svolta, vengano ravvisati elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne sarà disposta l’archiviazione con adeguata motivazione. Laddove, invece, si ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione il Responsabile si rivolgerà immediatamente agli organi preposti interni, secondo le rispettive competenze.

Non spetta al Responsabile della segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dal Fondo, essendo le stesse di competenza dei soggetti a ciò preposti all’interno dello stesso ovvero della magistratura.

Con riferimento al “riscontro” da effettuare entro il termine di tre mesi, lo stesso può consistere nella comunicazione dell’archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini.

In ogni caso, il medesimo riscontro, da rendersi nel termine di tre mesi, può anche essere meramente interlocutorio, giacché possono essere comunicate le informazioni relative a tutte le attività sopra descritte che si intende intraprendere e lo stato di avanzamento dell’istruttoria. In tale ultimo caso, terminata l’istruttoria, gli esiti dovranno comunque essere comunicati al Segnalante.

A chiusura della relativa istruttoria, le segnalazioni saranno singolarmente inserite in una busta sigillata indicante la dicitura “Fondo Pensione Concreto - segnalazione whistleblowing – NON APRIRE” unitamente all’ID alfanumerico attribuito in sede di protocollazione.

4.2 Il Canale di segnalazione esterno

Il Segnalante può effettuare una segnalazione al Canale esterno, gestito dall’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) solo ove ricorra una delle seguenti condizioni:

• il Segnalante ha già effettuato una segnalazione al canale interno del Fondo e la stessa non ha avuto seguito;
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione al canale interno del Fondo, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni al Canale esterno gestito dall’ANAC possono essere effettuate in conformità alla Regolamentazione adottata dall’Autorità accedendo al sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

5. Diffusione della procedura

Con l’adozione della presente procedura, il Fondo intende promuovere un ambiente lavorativo in cui si garantisca che, qualora una persona effettui una segnalazione non subisca o possa subire, in maniera diretta o indiretta, un comportamento ritorsivo.

Il Fondo mette pertanto a disposizione la presente procedura a tutti i propri collaboratori, indipendentemente dalla forma giuridica alla base del rapporto medesimo rendendola accessibile alle persone che, pur non frequentando il luogo di lavoro hanno accesso alla struttura informativa del Fondo. La stessa è altresì riportata nell’area pubblica del sito web del Fondo.

Chiunque, indipendentemente dal ruolo o dalla tipologia di rapporto intercorrente con il Fondo, riceva una segnalazione Whistleblowing è tenuto ad inviarla tempestivamente al Responsabile della segnalazione, all’indirizzo sopra indicato, avendo cura di non aprire la busta per garantire la riservatezza del contenuto.

6. Disposizioni in materia di divieto di ritorsioni

Il Decreto dispone l’osservanza di obblighi a tutela della riservatezza dei segnalanti e dei segnalati. Dispone altresì misure di tutela contro ogni tipo di ritorsione nei riguardi del Segnalante, nonché nei riguardi dei seguenti soggetti:

a) i facilitatori;

b) le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

c) ai colleghi di lavoro del Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

d) agli enti di proprietà del Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle già menzionate persone.

Il Fondo incoraggia alla segnalazione delle violazioni individuate dal Decreto e assicura il più ampio rispetto a tutti i livelli delle prescrizioni del Decreto, vietando ogni tipo di ritorsione connessa o riconducibile all’effettuazione di segnalazioni Whistleblowing.

Per le condizioni e le fattispecie in cui è possibile far valere le tutele si rinvia al testo del Decreto.

Fatte salve le specifiche limitazioni di responsabilità previste dal Decreto, la protezione prevista in caso di ritorsioni non trova invece applicazione in caso di accertamento con sentenza, anche non definitiva di primo grado nei confronti del segnalante, della responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia, ovvero della responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa. Nei casi di accertamento delle dette responsabilità e ove ricorrano le relative condizioni, al soggetto segnalante e denunciante è inoltre applicata una sanzione disciplinare secondo quanto previsto dal CCNL applicato.